Ordenar por meses en Power Bi

Gracias a Power View, la tecnología de visualización de datos que incorpora Power BI, es posible crear informes de lo más llamativos y vistosos. No obstante, todo el trabajo que empleemos en la parte estética de un informe no servirá de nada si no presentamos la información de forma correcta porque no conocemos Power BI lo suficiente.

La mayoría de los informes que se desarrollan contienen gráficos en los que se presenta la información en función del tiempo, como trimestres, días o meses. Y es precisamente crear gráficos con meses lo que suele causar dolores de cabeza a los desarrolladores de informes en Power BI.

Es habitual que, al crear un gráfico en el que se usen los meses, queramos representarlo de esta manera:

En este gráfico, hemos añadido los meses, con su nombre, no con su número, y los hemos ordenado. Al ordenar los meses en este gráfico han quedado correctamente, el primero enero, y el último diciembre. Sin embargo, lo normal es que al crear un gráfico con meses pase esto:

Añadimos los meses y estos se ordenan de forma incorrecta, normalmente de forma alfabética. Cuando esto ocurre, muchos analistas no saben resolverlo. Prueban todo lo que se les ocurre, normalmente repasando todas las posibilidades de la pestaña Formato del gráfico. Pero la solución para ordenar los meses correctamente en Power BI no está ahí.

¿Cómo se ordenan los meses en Power BI?

Para ver la solución, usaremos el conjunto de datos de datos Gasto en TI de Microsoft. Vamos a usar solamente las tablas FACT y DATE. En la tabla FACT, tenemos la información acerca de los gastos de una empresa y, entre otras cosas, la fecha en la que se realiza cada gasto. Con estos datos podemos crear un gráfico en el que se represente la cantidad gastada mes a mes.

Utilizaremos un gráfico de barras, en el que situaremos el campo [Value] de FACT para representar el gasto, y el campo Month en los ejes. Al crear el gráfico de esta forma, este es el resultado:

En el gráfico, los meses se ordenan de mayor a menor gasto. Esto es debido a que de forma predeterminada los gráficos se ordenan en función de lo que haya en el campo Valor. Para cambiar este tipo de ordenación, pincharemos en los tres puntos del gráfico, y elegiremos ordenar por y seleccionamos Month.

Al realizar esta ordenación es cuando se produce el problema: los meses se ordenan alfabéticamente, y no en orden.

Afortunadamente, existe una solución. Power BI permite ordenar una columna en función de otra. De forma que los valores de la primera columna se ordenen en función de sus compañeros de la segunda columna. Si aplicamos esto a los meses, le pediríamos a Power BI que los meses, en lugar de ordenarlos por su nombre, los ordene por su número correspondiente. Para ello necesitamos que, en nuestra tabla DATE, además de una columna con el nombre de los meses, haya otra con su número correspondiente.

En el conjunto de datos original, no aparece una columna con el número de meses, aunque tenemos varias formas de añadirla. En este caso, usaremos Power Query para añadir el número de mes a partir de una fecha.

Ahora, con la nueva columna creada, vamos a la vista Datos y abrimos la tabla DATE. Desde aquí podremos realizar la ordenación que queremos. Seleccionamos la columna Month, con el nombre de los meses, y en la pestaña Modelado seleccionamos Ordenar por columna. Se desplegará una lista con las columnas que hay en la tabla. Elegiremos la columna que acabamos de crear con el número de los meses.

Ahora, al volver a la vista Informe, el gráfico que creamos anteriormente tendrá los meses ordenados por su número, y de forma alfabética, aunque probablemente estén ordenados de forma descendente. Para ordenarlos de forma ascendente, pincharemos en los tres puntos del gráfico y seleccionamos la opción correcta.

Con este último paso nuestro gráfico ya estaría perfectamente ordenado.

Como comentábamos al principio, muchas personas se encuentran con este problema y, aunque la solución sea muy sencilla, no es fácil dar con ella. A menudo, el aprendizaje guiado, ya sea mediante cursos o videotutoriales, ayuda a solventar estas carencias. En Bisnia publicamos un artículo, Cómo aprender Power BI, orientado a aquellos que están empezando en Power BI y no saben muy bien por dónde empezar y de dónde aprender, en el que recomendamos las mejores formas de iniciarse en Power BI.

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